1、進(jìn)出口公司委托外運(yùn)公司辦理托運(yùn)手續(xù)，填寫托運(yùn)單(shipping note)，亦稱“訂艙委托書”遞送外運(yùn)公司作為訂艙依據(jù)。
2、外運(yùn)公司收到托運(yùn)單后，審核托運(yùn)單，確定裝運(yùn)船船舶后，將托運(yùn)單的配艙回單退回，并將全套裝貨單(shipping order)交給 進(jìn)出口 公司填寫，然后由外運(yùn)公司代表 進(jìn)出口 公司作為托運(yùn)人向外輪代理公司辦同物托運(yùn)手續(xù)。
3、貨物經(jīng) 海關(guān) 查驗(yàn)放行后，即由船長(zhǎng)或大副簽收“收貨單”(又稱大副收據(jù)，matereceipt)。收貨單的 船公司 簽發(fā)給托運(yùn)人的表明貨物已裝妥的臨時(shí)收據(jù)。托運(yùn)人憑收貨單向外輪代理公司交付運(yùn)費(fèi)并換取正式 提單 。
b、 報(bào)關(guān)
報(bào)關(guān) 是指進(jìn)出口貨物裝船出運(yùn)前，向 海關(guān) 申報(bào)的手續(xù)。按照我國 海關(guān) 法規(guī)定：凡是進(jìn) 出國 境的貨物，必須經(jīng)由設(shè)有海關(guān)的 港口 、車站、國際航空站出，并由貨物所有人向海關(guān)申報(bào)，經(jīng)過海關(guān)放行后，貨物才可提取或者裝船出口。
當(dāng)前，我國的進(jìn)出口公司在辦理 報(bào)關(guān) 時(shí)，必須填寫出口貨物 報(bào)關(guān)單 ，必要時(shí)還需提供出口合同副本、發(fā)票、裝箱單或重量單，商品檢驗(yàn)證書及其他有關(guān)證件，向海關(guān)申報(bào)出口。
c、投保
凡是按c.i.f.價(jià)格成交的出口合同，賣方在裝船前，須及時(shí)中國人民保險(xiǎn)公司辦理投保手續(xù)，填制投保單。出口商品的投保的續(xù)一般都是逐筆辦理的。投保人在投保時(shí)應(yīng)將貨物名稱、保額、運(yùn)輸路線、運(yùn)輸工具、開航日期、投保險(xiǎn)別等一一列明。由于我進(jìn)出口公司同中國人民保險(xiǎn)公司的業(yè)務(wù)量較大，為簡(jiǎn)化手續(xù)，一般不真寫投保單，而是利用出口貨物明細(xì)單或貨物出運(yùn)分析單等替代投保單，保險(xiǎn)公司接受投保，簽發(fā)保險(xiǎn)單或保險(xiǎn)憑證。
從以上出口合同履行的環(huán)節(jié)可以看出，在出口合同履行過程中，貨、證、船的銜接是一項(xiàng)極其細(xì)致而復(fù)雜的工作。因此，進(jìn)出口公司為做好出口合同履行，必須加強(qiáng)對(duì)出口合同的科學(xué)管理，建立起能反映出口合同執(zhí)行情況的進(jìn)程管理制度，采取相應(yīng)的管理措施，做好“四排”、“三平衡”的工作。“四排”是買賣合同為對(duì)象，根據(jù)進(jìn)程卡片反映的情況，其中包括 信用證 是否開到、貨源能否落實(shí)，進(jìn)行分析排隊(duì)。并歸納為四類：即“有證有貨、有證無貨、無證有貨、無證無貨”通發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決。“三平衡”是指以 信用證 為對(duì)象，根據(jù) 信用證 規(guī)定的貨物裝船期和信用的有效期遠(yuǎn)近，結(jié)合貨源和運(yùn)輸能力的具體情況部署，分清輕重緩急，力求做到證、貨、船三方面的銜接和平衡。盡力避免交貨期不準(zhǔn)、拖延交貨期或不交貨等現(xiàn)象的產(chǎn)生。
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